Haz la prueba: ¿cuánto vas a vender el próximo mes? ¿Y cuánto vas a gastar? Si la respuesta es “depende” o “lo de siempre”, no estás solo. Casi ninguna pyme hace presupuesto, porque cree que es complicado. Y no lo es.
Basta con tres números: cuánto vas a vender, cuánto vas a gastar y cuánto te debe quedar.
Los tres números
- Ventas. Lo que esperas vender en el mes, siendo realista. No lo que te gustaría: lo que vendiste en meses parecidos, ajustado por lo que sabes que viene.
- Gastos. De dos tipos: los fijos, que pagas vendas o no vendas, y los que suben con las ventas, como materiales, comisiones y envíos.
- Lo que te debe quedar. Tu meta para el mes. No lo que sobre: lo que decides de antemano que tiene que quedar.
Ejemplo ilustrativo. Un negocio planea su mes así:
| Plan | |
|---|---|
| Ventas | 30.000 |
| Gastos que suben con las ventas (60 %) | 18.000 |
| Gastos fijos | 9.000 |
| Lo que te queda | 3.000 |
Si los tres números no cuadran, algo tiene que cambiar antes de empezar el mes, no después. Si tu meta era que te quedaran 5.000 y el plan da 3.000, tienes que decidir: vender más, gastar menos, subir precios o ajustar la meta. Pero lo decides tú, con tiempo.
Si no decides a dónde va tu dinero, el mes decide por ti.
Cómo estimar las ventas sin adivinar
Es la parte que más asusta, pero no necesitas una bola de cristal:
- Parte de lo que ya pasó. Mira lo que vendiste el mismo mes del año pasado y los últimos tres meses. Ese es tu punto de partida.
- Ajusta por lo que sabes. Un cliente nuevo, uno que se fue, una temporada alta, un precio que subiste.
- Haz tres versiones. Una baja, una esperada y una alta. Planea tus gastos con la baja: si te va mejor, mejor.
- Si tienes pocos clientes, estima cliente por cliente. Es más fácil acertar con cinco números pequeños que con uno grande.
El primer mes te vas a equivocar, y no pasa nada. Al tercero ya vas a estimar mucho mejor, porque vas a saber en qué te equivocaste.
¿Y el porcentaje de los gastos que suben con las ventas?
Si no sabes cuánto es, sácalo de tus últimos tres meses. Suma todo lo que gastaste en materiales, mercancía, comisiones y envíos, y divídelo por lo que vendiste en esos mismos meses. Si vendiste 90.000 y esos gastos sumaron 54.000, tu porcentaje es el 60 %. Con ese número ya puedes armar el plan.
Lo que más importa: comparar
El error más común es hacer el presupuesto en enero y no volver a mirarlo. El valor no está en el plan: está en compararlo cada mes con lo que pasó.
| Plan | Lo que pasó | |
|---|---|---|
| Ventas | 30.000 | 27.000 |
| Gastos que suben con las ventas | 18.000 | 17.000 |
| Gastos fijos | 9.000 | 9.600 |
| Lo que te queda | 3.000 | 400 |
Al ver las dos columnas juntas, aparecen las preguntas correctas. ¿Por qué vendí 3.000 menos? ¿Por qué los gastos fijos subieron 600? ¿Fue algo de una sola vez o se va a repetir? Sin el plan, solo sabrías que “el mes estuvo flojo”.
Un presupuesto simple que miras cada mes vale más que uno perfecto que nadie abre. Si quieres empezar con una plantilla, usa la herramienta gratuita Presupuesto de tres números.
Presupuesto y flujo de caja no son lo mismo
El presupuesto te dice si vas a ganar. El flujo de caja te dice si vas a tener dinero cuando lo necesites. Puedes cumplir tu presupuesto y quedarte sin caja si tus clientes te pagan tarde. Por eso conviene tener los dos: el presupuesto para el mes y la tabla de 13 semanas para la caja.
Qué hacer esta semana
Antes de que empiece el próximo mes, escribe tus tres números: ventas, gastos y lo que te debe quedar. Al terminar el mes, pon al lado lo que pasó y mira dónde está la diferencia más grande. Ahí está tu primera tarea del mes siguiente.
La regla: tres números al empezar el mes y la comparación al terminarlo.
